Wie funktioniert simple system?

Systemfunktionen

Die Beschaffung von C-Teilen und Dienstleistungen ist mit großem Aufwand für die Mitarbeiter im Einkauf verbunden. Dank simple system können Sie immer wiederkehrende Vorgänge vereinfachen, um Such- und Anfrageprozesse, die Warenkorberstellung, den Bestellvorgang und die Folgeschritte möglichst schnell abzuwickeln. Im Folgenden erhalten Sie eine Auswahl der Funktionen, die die simple system Plattform für Sie bereithält.
 

Inhouse Katalog

für eigene Sortimente und Sortimentsergänzungen

Kunden, die bereits nachhaltig Ihre indirekte Beschaffung über unsere Plattform optimiert haben, können ab sofort optional die Funktion des „Inhouse Katalogs“ nutzen und damit die Beschaffung noch effizienter gestalten.

„Inhouse Katalog“ deshalb, da der Kunde hier einen eigenen, individuellen Katalog konfiguriert und auch selbstständig verwaltet. Damit können spezifische Artikel und Dienstleistungen, die nicht durch das Sortiment der bereits angebundenen Systempartner abgedeckt werden, in einem eigenen Katalog gebündelt und den Benutzern für Bestellungen zur Verfügung gestellt werden.

Der Kunde erhält dabei Zugang zu unserer Staging-Plattform und kann hierüber  - wie jeder Lieferant auch - einen Katalog zum Upload aktivieren.
Neben den normalen Katalogdaten wie Artikelnummern, Texte, Bilddaten, etc. werden dabei die notwendigen Angaben zu den jeweiligen Lieferanten wie z.B. Kreditorennummer auf Artikelebene gepflegt und anschließend über die Schnittstellen übergeben.
Anhand der Kreditorennummer auf Positionsebene kann nun innerhalb des ERP-Systems eine saubere Zuordnung erfolgen und die Bestellauslösung erfolgt anschließend innerhalb des ERP-Systems.

Genutzt werden kann der „Inhouse Katalog“ aktuell zusammen mit der neuen Generation unseres simple system Cockpit® für SAP® ERP oder als Freitext-Variante, d.h. die generierten Bestellungen werden an eine definierte E-Mail Adresse gesendet.

Bei weiteren Fragen oder Interesse zum "Inhouse Katalog" senden Sie eine Email an: beratung(at)simplesystem.com

Eigenständiges Verwalten von Profilen und Kostenstellen

Steuerung im Einkauf

Mit Hilfe der Administrations-Funktion kann die Plattform einfach und selbstständig verwaltet werden.
Der Einkauf benennt eine oder mehrere Personen als Administrator. Dieser ist berechtigt, Profile für weitere Benutzer anzulegen. Weiterhin kann der Admin Rechte zur Nutzung der Plattform verteilen oder einschränken, Kostenstellen verwalten und neue Lieferanten anfragen.

Folgende Anpassungen können durch den Administrator getätigt werden:

  • Verwaltung von Sachkonten und Kontierungsregeln nach ecl@ss
  • Verwaltung von Kostenstellen und Budgets
  • Verwaltung von kundeneigenen Artikelnummern
  • Verwaltung und Einrichten von Benutzern und Benutzergruppen
  • Diverse Lieferanteneinstellungen, Vergabe von Kreditorennummern
  • Freischalten / Sperren von Katalogbereichen nach ecl@ss-Kategorisierung
  • Kontierung nach ecl@ss
  • Reporting

Bestellvorgang - Einfaches Buchen von Wareneingängen

Bearbeitung des Bestellstatus

Der Status bereits getätigter Bestellungen kann über die Plattform abgerufen werden. Um Bestellungen leichter in der Bestellliste zu finden, kann eine Filterung nach unterschiedlichen Kriterien eingesetzt werden.

Der Bestellstatus wird ganz einfach über einen Klick aktuell gehalten.
Den Wareneingang der Artikel bestätigen Sie ganz einfach über einen Klick auf das Symbol. Bei Teillieferungen geben Sie einzelne Artikel über die Stückzahlen ein. Außerdem können Zahlungen oder auch Teilzahlungen vermerkt werden. Gelöscht werden die eingegebenen Wareneingänge / Zahlungen über "Pfeil zurück". Der Administrator hat die Möglichkeit, diese Funktionen für seine Benutzer freizugeben, um zum Beispiel mobile Mitarbeiter in die administrativen Prozesse einzubinden. 

Favoritenliste

Ihre Lieblinge auf einen Blick

Sie bestellen regelmäßig dieselben Artikel? Um den Katalog nicht bei jeder Bestellung neu durchsuchen zu müssen, erleichtert Ihnen simple system diesen Vorgang. Speichern Sie die Produkte einfach in einer Liste und greifen Sie schnell und simpel auf Ihre favorisierten Artikel zurück. Die Bearbeitung der Favoriten kann ausschließlich vom Administrator vorgenommen werden. Dieser  entscheidet auch über die Sichtbarkeit der Liste bei anderen Benutzern.

 

Wie erstelle ich eine Favoritenliste?

1. Klicken Sie auf „Favoriten“
2. Wählen Sie einen Namen für Ihre Favoritenliste
3. Klicken Sie auf „Neu anlegen“
4. Geben Sie Ihre Artikel ein
5. Legen Sie über „benutzerübergreifend“ die Sichtbarkeit bei anderen Benutzern fest

  

Wie bearbeite ich eine bestehende Favoritenliste?

Wenn Sie bereits eine Favoritenliste erstellt haben, kann diese auch nachträglich abgeändert werden. Es bestehen folgende Möglichkeiten die Auflistung zu bearbeiten:

  • Hinzufügen und Löschen von Artikeln
  • Detailansicht des Unternehmens
  • Löschen der gesamten Liste


Testen Sie unsere Favoritenliste im Demozugang.                                  Demozugang öffnen

Schneller, besser, einfacher

Die neue Artikelsuche

Die Usabilty und Bedienbarkeit der simple system Plattform wird durch regelmäßige Optimierungen kontinuierlich verbessert. Um die indirekte Beschaffung für die Kunden so einfach wie möglich zu gestalten, hat simple system eine neue Artikelsuche für die Plattform entwickelt.

Die neue Suchfunktion eröffnet dem User viele Wege, einen Artikel aus dem umfangreichen Pool an Lieferanten und Produkten zu finden. Sie bietet zahlreiche Filtermöglichkeiten und Kriterien, aus denen eine Auswahl erstellt werden kann. Die Suche bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile

  • Möglichkeit der lieferantenübergreifenden Suche
  • Filterung nach lieferantenspezifischen Merkmalen
  • Erweiterung des Filters um Merkmale (Farbe, Breite, Höhe, Tiefe, Durchmesser, Hersteller, usw.)
  • Beschleunigung des Suchprozesses
  • Suche nach eCl@ss-Zertifizierung
  • Sortierung nach Preisen

Durch die neue Suchfunktion lässt sich wertvolle Zeit bei der Produktsuche sparen, so dass die Einkaufsabteilung mehr freie Ressourcen für die zentralen Aufgaben der Beschaffung hat und effektiver arbeiten kann.

Effektiveres Arbeiten im Einkauf gewährleistet durch die neue Artikelsuche.

Einsicht in alle Bestellprozesse

Transparenz im Einkauf

Als Einkäufer möchte man alles gut aufgehoben wissen. Dank der Reportingfunktion bei simple system kann dem Admin vollkommene Einsicht in alle Details des Bestellvorgangs gewährt werden.

Bevor die Bestellung an den Lieferanten geht, kann sie durch ein 4-stufiges Genehmigungsverfahren geleitet werden. Hierfür werden Genehmiger ernannt, die die Bestellungen vor Absendung überprüfen.
 



Um Auskunft über alle getätigten Bestellungen zu erhalten, kann der Administrator Statistiken einsehen, herunterladen und im eigenen Kalkulationsprogramm bearbeiten. So erhalten Sie alle wichtigen Informationen über

  • Angelegte Kostenstellen
  • Umsätze pro Kostenstellen
  • Lieferantenverteilung
  • Anzahl der Werkaufträge
  • Anzahl der Benutzer / Benutzergruppen
  • Anzahl der Bestellungen
  • Bestellvolumen
  • Durchschnittswerte
  • usw.